9 mai 2002


Logistique et synergie


Près de 120 personnes travaillent au bon déroulement de l'événement scientifique multidisciplinaire le plus important de toute la francophonie

Durant les cinq jours que durera le congrès de l'Acfas, environ 5000 congressistes auront à leur disposition quelque 150 locaux répartis dans huit pavillons différents du campus. Deux mille cinq cents communications scientifiques sont prévues pendant cet événement d'envergure. Il y aura aussi 110 colloques, colloques/ateliers et forums. "En général, les gens ne critiquent pas la qualité des présentations, souligne Jean-Claude Méthot, professeur au Département de génie chimique et président du comité de logistique du congrès. Par la suite, ils regardent les aspects logistiques. Cela va de la qualité du café à la qualité des appareils servant aux projections. C'est un peu notre responsabilité de faire en sorte que les congressistes soient bien encadrés."

Gynette Tremblay agit comme coordonnatrice du congrès. Le printemps dernier, elle coordonnait un autre mégacongrès tenu sur le campus, celui de la Fédération canadienne des sciences humaines et sociales (FCSHS). "Le Service des communications possède une vaste expérience et on en profite, dit-elle. Ses employés connaissent les locaux, l'organisation d'événements, les liens avec l'extérieur, le protocole, etc. On a toujours quelqu'un vers qui se tourner lorsqu'on a une question."

Prévoir l'imprévu
Une quinzaine de personnes forment le comité de logistique. Elles sont responsables du financement, des locaux, du logement, du transport, de la signalisation, du stationnement, de l'accueil et de l'inscription, de la participation étudiante, de l'informatique, du support aux conférenciers, de l'entretien ménager, de la restauration, des organismes d'aide et de la sécurité. Jean-Claude Méthot se félicite d'ailleurs de l'excellente collaboration obtenue des facultés et des divers services. Grâce à l'appui de l'Université et de sa Fondation, le stationnement sera gratuit tout au long de la semaine. Gynette Tremblay explique, pour sa part, que l'expérience acquise en 2001, lors de la tenue du congrès de la FCSHS, augmente l'efficacité de l'équipe actuelle. "Le réseau de contacts est déjà établi et nous avons une base de travail en commun, indique-t-elle. L'introduction est donc moins longue que l'an passé. Des outils créés l'an dernier, comme la banque de locaux informatisée et la carte du campus, sont réutilisés. On connaît également le genre de questions que les congressistes sont susceptibles de poser, ce qui permet de mieux préparer les étudiants à l'accueil." Ces questions portent, par exemple, sur un bon resto, une gardienne, l'arrêt d'autobus, une personne à rencontrer ou un local.

Une soixantaine d'étudiants prêteront main-forte au comité de logistique durant le congrès. Une quarantaine de retraités de l'Université, dont plusieurs anciens professeurs, mettront eux aussi la main à la pâte. On les retrouvera notamment à l'accueil. Parmi les étudiants, une vingtaine seront rattachés au volet inscription. Les autres se répartiront entre l'accueil, les salles et l'audiovisuel. Chacun des pavillons comptera un responsable de l'audiovisuel ainsi qu'un équipe volante composée d'étudiants débrouillards prêts à intervenir rapidement et efficacement pour solutionner tout problème technique.

YVON LAROSE