23 septembre 1999

Le FCAR innove sur le Web


Pour la première fois au pays, un organisme subventionnaire accepte les demandes de subventions par Internet

Le Fonds pour la formation des chercheurs et l'aide à la recherche (FCAR) vient de pousser un cran plus loin l'informatisation de ses activités en acceptant la transmission électronique des demandes de subventions. Le principal organisme québécois de financement de la recherche devient ainsi le premier organisme subventionnaire au pays à enjamber le seuil psychologique qui sépare le papier et l'électronique dans le domaine ô combien crucial et stratégique des demandes de subventions.

Le FCAR ne restera pas longtemps dans le cadre de la porte. En effet, s'il accepte, cette année encore, les demandes de subventions transmises sur formulaire papier, il en sera autrement l'an prochain puisque la transmission électronique deviendra obligatoire pour tous ses programmes de subventions. En prévision de ce virage, le FCAR, à l'instar des autres grands organismes subventionnaires, avait déjà rendu ses formulaires de demande de subventions disponibles sur le Web. L'usager pouvait en imprimer une copie, la remplir et l'acheminer par la poste une fois le tout rempli. Beaucoup plus poussé, le nouveau système mis en place par le FCAR permet aux chercheurs de remplir le formulaire en ligne. Une procédure d'authentification des chercheurs et des administrateurs de la recherche a aussi été mis en place, ce qui donne à la signature électronique des personnes la même valeur qu'une signature manuscrite.

"Le taux de pénétration des formulaires Web était déjà élevé l'année dernière de sorte qu'on prévoit qu'environ 75 % des demandes que nous ferons au FCAR cette année seront acheminées de façon électronique", avance Luc Simon du Vice-rectorat à la recherche. D'ailleurs, 20 des 24 demandes faites au programme "Établissement de nouveaux chercheurs" en début septembre ont emprunté la filière électronique, signale-t-il. L'Université achemine près de 80 demandes de subventions annuellement au FCAR.

Chaîne hybride
Fait à noter, la chaîne de demande de subventions comporte encore quelques maillons papier. En effet, la procédure de signature interne des demandes de subventions repose encore sur une copie papier du formulaire électronique préparé par les chercheurs. "Cette étape pourrait éventuellement être informatisée si nous obtenons le financement requis pour développer un système de signature électronique à l'intérieur de l'Université", explique Luc Simon. Une fois toutes les formalités administratives complétées à l'interne (signature des responsables départementaux et facultaires), le Vice-rectorat à la recherche peut, en utilisant le serveur du FCAR, soumettre officiellement les demandes de subventions au nom de l'Université.

Pour les chercheurs, la "webisation" des demandes de subvention ne changera pas grand chose à court terme, croit Luc Simon, mis à part la réduction du temps passé à faire des photocopies. "À plus long terme, les organismes subventionnaires nous promettent qu'il y aura un gain d'efficacité et que les demandes devraient être traitées plus rapidement parce qu'il y aura moins de saisie d'information. On ignore encore de quel ordre seront ces gains." Présentement, le FCAR met entre quatre et sept mois à fournir des réponses aux demandes de subvention qu'il reçoit.

Il est possible que d'autres organismes subventionnaires, tant provinciaux que fédéraux, emboîtent le pas au FCAR. "Ils vont surveiller l'expérience et si les résultats sont concluants, ils vont eux aussi s'équiper pour recevoir les demandes sur le Web", prévoit Luc Simon. Malgré les progrès attribuables à l'avènement d'Internet, certaines traditions associées à la saison de chasse aux subventions seront conservées. Entre autres, la frénésie qui s'empare des chercheurs à l'approche de la date limite pour l'envoi des subventions ne devrait pas s'émousser. Et, malgré les nouvelles technologies de l'information, c'est toujours par courrier postal que les chercheurs apprendront s'ils ont oui ou non décroché le pactole.

JEAN HAMANN