10 juin 1999

Les coulisses de l'exploit

Derrière le succès de chaque collation des grades se cache une équipe du tonnerre

Un véritable marathon s'engage chaque année avant qu'un seul finissant ou qu'une seule finissante ait foulé la grande scène sur laquelle se déroulent, en juin, les cérémonies de collation des grades.

La machine bien rodée de ce cérémonial comprend plus de 75 "composantes" humaines. Chacun des employés qui met l'épaule à la roue constitue un rouage indispensable au bon déroulement de cette "liturgie" universitaire du sacre par le diplôme, supervisée par la Section des diplômes du Bureau du secrétaire général. Celle-ci est d'ailleurs secondée dans sa mission par le Service des communications et d'autres partenaires de l'Université.

De longue haleine
La petite équipe de quatre employées de la Section des diplômes - dont est responsable Liliane Poitras - s'attelle dès le mois de janvier à la tâche, entre autres, de dresser la liste des invitations qui seront envoyées aux diplômés ou à celle d'élaborer le contenu des brochures qui seront distribuées lors des collations.

Par contre, c'est dès que le rideau tombe sur la dernière des sept traditionnelles cérémonies annuelles qu'entre en jeu le personnel du Service des communications, en particulier Josée Sauvageau, attachée aux relations publiques et responsable de ce dossier aux Communications, qui doit déjà "réquisitionner" les locaux du PEPS pour les collations de l'année suivante. Plusieurs préoccupations et mille et un petits détails techniques, logistiques ou protocolaires ponctuant l'avant, le pendant et l'après collation requerront alors toute son attention et celle de ses collaborateurs au cours des mois suivants, en plus de leurs nombreuses autres activités.

Il faudra, par exemple, réserver à l'avance du matériel comme les 2 500 chaises qui couvrent en grande partie le plancher du stade couvert du PEPS, élaborer des scénarios pour les cérémonies, réceptions et dîners officiels, établir des relations avec les docteurs honorifiques (avec toute la correspondance qui s'ensuit, sans parler des réservations d'avion et de chambres d'hôtel), lancer près de 700 invitations aux dignitaires et autres invités, mettre sur pied diverses réceptions, engager un photographe, s'assurer que toute toge sera proportionnelle au physique du porteur ou de la porteuse, procéder au montage des salles protocolaires, engager des étudiants et des étudiantes comme ressources auxiliaires et le "cahier des charges" est encore loin d'être épuisé.

Une belle complicité
Partenaires les plus engagés dans les collations des grades, la Section des diplômes du Bureau du secrétaire général et le Service des communications travaillent main dans la main. "Une belle complicité existe entre les deux équipes. On se respecte énormément. Chacun sait ce qu'il a à faire", confie Josée Sauvageau. La cinquantaine d'autres membres de l'équipe qui se cache derrière chaque collation provient notamment de la Faculté des études supérieures, du Service des activités sportives, du Service des immeubles, du Service de sécurité et de prévention.

Dévouement et polyvalence caractérisent l'ensemble de ces employées et employés, souligne l'attachée aux relations publiques. Elle cite ici le cas de François Rheault, appariteur au Service des communications, qui se transforme en responsable technique de la logistique lors des collations, pour en devenir la véritable "épine dorsale".

"Les cérémonies de collation des grades représentent un gros travail, mais c'est un beau travail, car on l'accomplit en équipe et sous le signe d'une belle complicité, raconte Josée Sauvageau. On parle beaucoup du sentiment d'appartenance à l'Université. Voilà l'exemple probant d'une activité qui a su développer ce sentiment chez des gens qui y ont travaillé ou qui travaillent encore ensemble et de façon intense dans la même direction"


GABRIEL CÔTÉ