18 mars 1999

Jacques Faille: "Le coût du renouvellement des systèmes informatiques est raisonnable et sous contrôle"

L'Université a décidé d'ajuster le rythme d'implantation des progiciels à la mesure de ses moyens

Réagissant à certains articles parus récemment dans des médias de l'extérieur du campus, laissant entendre que l'Université investit présentement des sommes importantes dans de nouveaux progiciels de gestion qui fonctionnent mal, le vice-recteur à l'administration et aux finances, Jacques Faille, tient à préciser que "le coût du renouvellement des systèmes informatiques est raisonnable et sous contrôle". Il rappelle que le déficit de fonctionnement de l'Université Laval n'est pas affecté par les coûts additionnels de la phase d'implantation puisque le projet de renouvellement des systèmes informatiques est financé à même une enveloppe budgétaire fermée du budget d'investissement, soit le volet "Développement des systèmes d'information". "L'ancien système de gestion financière n'est plus en fonction, et les modules Grand livre, Achats et Comptes à payer du nouveau système de gestion financière sont implantés à 100 % et fonctionnent, précise Jacques Faille. Il ne reste à développer que quelques rapports d'information de gestion."

Rappelant la chronologie des faits dans ce dossier important, le vice-recteur à l'administration et aux finances souligne a qu'en 1996, l'Université Laval a pris la décision de moderniser les systèmes informatiques administratifs centraux et qu'elle s'est donnée un cadre budgétaire strict pour réaliser cette nécessaire réforme de ses systèmes. Pour ce faire, a-t-il précisé, l'Université Laval a adopté un programme de renouvellement des trois systèmes principaux de gestion (ressources financières, ressources humaines et gestion des études) échelonné sur cinq ans pour tenir compte de sa capacité de payer. "Aucune implantation de ce genre ne peut se faire en un an. L'Université Laval accueille plus de 30 000 étudiants et étudiantes, compte plus de 4 000 employés et employées et dispose de budgets globaux de près de 500 millions de dollars", ajoute-t-il. La taille de l'institution exige un support constant à l'enseignement et à la recherche. En conséquence, seule l'implantation du système des ressources financières a été amorcée en 1997 comme prévu, et le système de gestion des études n'a été acquis qu'en mars 1998.

Une enveloppe budgétaire à respecter
Au sujet des coûts, Jacques Faille tient à être très précis: "Il faut distinguer les coûts d'acquisition et les coûts d'implantation. Le coût initial prévu du projet d'acquisition et d'implantation de deux systèmes, ressources humaines et ressources financières, était de 8 millions de dollars sur cinq ans. Cette estimation a été effectuée en 1996. En 1998, le système gestion des études a été acquis au coût de 1,2 million. Aucun coût d'implantation n'a été prévu pour ce système puisque la date d'implantation n'était pas fixée. Le coût du projet accepté par le Conseil d'administration de l'Université est donc de 9,2 millions."

"Les coûts encourus en 1998 excèdent de 1,6 million les estimations de 1996. Comme l'Université Laval gère ce projet à l'intérieur d'une enveloppe fermée exclusivement dédiée au renouvellement des systèmes informatiques, nous avons décidé de reporter l'implantation du système des ressources humaines, de même que l'implantation du système de gestion des études."

Jacques Faille ajoute qu'actuellement, l'ancien système de gestion financière n'est plus en fonction. Les modules Grand livre, Achats et Comptes à payer sont implantés à 100 %, les travaux de stabilisation sont en cours, les états financiers de la recherche seront fermés au 31 mars et les états financiers de l'institution seront fermés le 31 mai. "En gestionnaire responsable, l'Université Laval a décidé d'ajuster le rythme d'implantation à la mesure de ses moyens. C'est donc pour respecter l'enveloppe budgétaire fermée que l'Université a décidé de ralentir le rythme de l'implantation. Nous pouvons nous permettre ce report puisque nos systèmes sont aptes à traverser l'an 2000."

Une implantation difficile mais profitable
Enfin, le vice-recteur à l'administration et aux finances ne nie pas que l'implantation du nouveau système de gestion financière ait été difficile: "Les produits de PeopleSoft sont largement implantés aux États-Unis et au Canada anglais. Toutefois, l'Université Laval est la première université à implanter la version francophone québécoise (adaptée à la législation et au secteur public québécois) des produits de PeopleSoft."

"Ce véritable banc d'essai exigeait quelques précautions additionnelles: pour éviter de se retrouver isolée et complètement dépendante d'une firme externe, l'Université a décidé en toute connaissance de cause de procéder à l'implantation en utilisant ses ressources internes. Disposant déjà d'un personnel compétent en informatique, l'Université a décidé d'investir dans l'apprentissage et la formation de ses ressources internes afin de pouvoir poursuivre à moyen et à long termes le développement des systèmes. C'est en sachant qu'il faudrait au début du projet plus de personnel et plus de temps que l'Université a décidé de procéder à l'implantation en utilisant le plus possible ses ressources humaines internes. À l'heure actuelle, l'Université considère que cet investissement dans l'apprentissage est rentable et qu'il le sera encore plus au cours des 10 prochaines années."

Selon Jacques Faille, l'Université a investi dans la fourniture d'outils modernes de gestion qui permettront aux professeurs, aux chercheurs, aux étudiants et au personnel, après une phase d'apprentissage relativement exigeante, de mieux remplir leurs tâches à moyen terme. Sans cet investissement, l'Université Laval ne saurait demeurer compétitive sur la scène mondiale.