6 novembre 1997

Fenêtres ouvertes
sur le nouveau Plan comptable

Connu en anglais sous l'appellation "chart of accounts", souvent traduit mot à mot par "charte de comptes", le nouveau Plan comptable devrait combler bien des attentes et ce, dès le mois de juin 1998. D'ici là, allons voir ensemble les fondements d'un système de gestion de l'information financière.

Un Plan comptable: ça mange quoi en automne ?
Dans un système financier, un Plan comptable c'est l'ossature, la structure de base ou encore le canevas à partir duquel s'opèrent toutes les transactions. Dans sa définition la plus stricte, le Plan comptable, c'est un ensemble de champs qui permet d'enregistrer les données et de les extraire pour fin d'analyse. Pour plusieurs d'entre vous, il s'agit d'une séquence de chiffres collés les uns aux autres dans un ordre logique. Pour le personnel habitué à remplir des formulaires, c'est une série de numéros inscrits avec minutie, de sorte qu'un chèque dédié à une unité ne soit pas déposé dans le compte de la voisine... Enfin, pour les non familiers en administration, le Plan comptable ressemblera......à ce qu'ils pourront découvrir dans le site web Essor.

Passage obligé
Avant de reléguer les anciens systèmes de gestion aux oubliettes et de donner le feu vert aux nouveaux, plusieurs clôtures doivent être sautées. Il faut d'abord se plier à un caprice très légitime, celui de réviser le Plan comptable. Le mandat? Solidifier les fondations et s'assurer qu'elles puissent bien soutenir l'exploitation de milliers de données générées par la population d'une "ville" comme l'Université Laval.

C'est le temps de la récolte
Depuis le mois de mai, le personnel du Projet Essor, en concertation avec des représentants des unités et le Service des finances, ont élaboré cette nouvelle structure, proposée la semaine dernière. Dans l'ensemble, le "lifting" de l'ancien Plan comptable a fait bonne impression auprès des responsables administratifs et responsables de la gestion financière de la recherche, qui ont cependant émis des réserves et exprimé leurs préoccupations. D'autres consultations seront tenues prochainement auprès de la communauté universitaire.

Des besoins très clairs
Si vous vous comptez parmi ceux et elles qui ont exprimé des attentes et qui, avec beaucoup de patience, espérez des changements positifs, on ouvre ici trois fenêtres sur les propositions qui devraient répondre aux plus grandes demandes des unités:

Redistribuer les budgets selon la structure organisationnelle et le mode de fonctionnement de l'unité
Dorénavant, les facultés, les centres de recherche multifacultaires, les services et les bureaux pourront mieux représenter leur structure organisationnelle et distribuer les budgets à des sous-unités.

Ventiler les revenus et les dépenses selon les besoins de gestion des unités
Pour de multiples raisons, l'actuel Plan comptable restreint les utilisateurs dans leurs possibilités d'inscrire leurs revenus et dépenses de façon aussi détaillée qu'ils l'aimeraient. Ayant modifié le champ "poste, sous-poste" appelé maintenant le "compte", il sera possible de satisfaire les unités qui désirent raffiner leur information financière. En cette période de rationalisation pendant laquelle l'économie devient credo, les personnes qui veillent au grain dans leur milieu de travail seront heureuses d'avoir une vue plus précise de leur paysage budgétaire.

Gérer et suivre les coûts par activité
La nécessité de gérer les coûts par activité s'avère un besoin fondamental de la majorité des unités administratives. Avec les nouveaux logiciels, un projet peut s'apparenter à la notion de "gestion de coûts par activité". Il pourra donc correspondre à une activité permanente ou ponctuelle. Pensez à un contrat, une subvention de recherche, un cours, une activité d'enseignement ou encore à un projet de construction ou de rénovation.

Évidemment, c'est par l'exploitation des nouveaux logiciels - qui sont les véritables outils de travail - que tout se concrétisera pour les utilisateurs et utilisatrices.Extraction ou analyse de données, production de rapports, voilà, très grossièrement présentés, quelques avantages qui faciliteront les tâches administratives liées à notre quotidien.

Du chinois tout ça ? Allez faire un petit tour dans le site web (http://www.essor.ulaval.ca/) sous Nouveau. Et ne craignez surtout pas d'abuser des petites boîtes aux lettres éparpillées ici et là dans le site. Le facteur passera chercher vos questions.

MARIE PLAMONDON